Заказать звонок
Заказать демонстрацию
Что нужно знать заказчику о GAP-анализе: как не ошибиться в выборе IT-решения для автоматизации энергетической компании
Поделиться
Что нужно знать заказчику о GAP-анализе: как не ошибиться в выборе IT-решения для автоматизации энергетической компании
#Экспертное мнение
Компания "Бест Плюс"

Два подхода к автоматизации бизнес-процессов.

Как только руководство энергосбытовой компании или ТСО решило автоматизировать бизнес-процессы, IT-служба приступает к поиску подходящего решения. Компании которые анализируют рынок в поисках решения, по степени готовности к автоматизации делятся на 2 типа:

  • Компании, которые работают в excel, ведут отраслевой учет на бумажных носителях, но обычно, с автоматизированной бухгалтерией.
  • Компании, которые уже имели опыт автоматизации отраслевого учета, но сейчас ищут другое решение, или модернизуют существующую информационную систему.

К нам в компанию обращаются и те и другие. Компании первого типа, как правило, не имеют четких регламентов, описывающих бизнес-процессы, четких причин и задач автоматизации. Вот несколько примеров типичных диалогов с такими клиентами:


 – Почему решили автоматизироваться? Зачем понадобилась информационная система? Какие бизнес-задачи хотите решить? (Вендор)

– Информация храниться в экселе или на бумаге в разных местах, хотим хранить в одном месте с быстрым доступом. (Клиент)


 – Есть внутренние регламенты, описывающие бизнес-процессы? (Вендор)

– Нет, никогда руки не доходили до регламентов, есть наброски, но готовых инструкций принятых в компании нет. (Клиент)

 

 – А есть видение будущей системы? какой она должна быть? какой функционал должен в ней быть? Может быть есть какой-нибудь документ? (Вендор)

– Мы на сайте у вас посмотрели описание программы, нам вроде подходит, конечно подробнее посмотрим на демонстрации. (Клиент)

 

Или еще пример:

– Почему решили автоматизироваться? Зачем понадобилась информационная система? Какие бизнес-задачи хотите решить? (Вендор) 

– Да уже все конкуренты автоматизировались, руководство тоже решило. (Клиент)


Причины автоматизации которые называют заказчики в ходе первых переговоров, носят достаточно общий характер. Каждая автоматизированная учетная система по факту консолидирует внутри себя рабочую информацию и дает доступ к единому хранилищу, при условии заполнения базы данных конечно же. Таким образом, компании подходят к процессу выбора программного продукта который решит их проблемы, не выполнив "домашнюю работу" и не определив, как текущую ситуацию, так и целевую модель будущей системы. 

Такой подход также влияет и на сам процесс выбора программного продукта. Компания, сотрудники которой работают по принятым стандартам и регламентам, а руководство знает текущую ситуацию, узкие места и представляет конечную цель автоматизации, выбирает программный продукт исходя из своих потребностей. Руководство ищет программный продукт, логика которого, максимально похожая на бизнес-процессы самой компании, что повышает шансы на удачный выбор системы и как следствие, реального решения бизнес-задач.

Напротив, когда компания в выборе решения идет от функционала, она рискует в конечном итоге получить "навороченную", но неудобную систему, которая не соответствует логике работы сотрудников. Самое печальное, когда это выясняется на этапе внедрения, после приобретения.

Конечно определить текущую ситуацию, описать бизнес-процессы и сформировать концепцию автоматизации можно на этапе предпроектного обследования, который и нужен для выполнения этой работы. Однако эта информация нужна компании для проведения GAP-анализа при выборе информационной системы, но об этом ниже.

Компании второго типа, как правило, уже опытные заказчики. Они сталкивались с процессом внедрения программных продуктов, а может даже не однократно. Руководство подобных заказчиков ясно осознает цели автоматизации, текущие проблемы и детали бизнес-процессов компании. Обычно уже на входе такие компании передают потенциальному подрядчику внутренние регламенты, либо наброски технического задания с перечислением конкретных функциональных возможностей, которые необходимы в будущей системе.

В итоге, и та и другая компания встают перед выбором программного продукта. Сделать правильный выбор программы, которая справится с бизнес-задачами предприятия помогает GAP-анализ.

 

Как GAP-анализ помогает энергетическим компаниям сделать правильный выбор?

 

В переводе с английского «gap» означает «разрыв». Этот метод стратегического анализа применяют при планировании конкретных шагов для достижения бизнес-задач. Суть анализа заключается определении оптимального пути от текущей ситуации к желаемым результатам. GAP-анализ помогает в наглядном виде работать с целевой моделью функционального наполнения будущей системы и текущим функционалом программного продукта "из коробки".

Проведение GAP-анализа при выборе программного продукта решает следующие задачи:

  • Определение объектов системы коробочного решения которые требуют доработки.
  • Постановка задач и планирование действий.
  • Оценка стоимости проведения работ.
  • Сократить время на выбор подходящего программного обеспечения.

При проведении GAP-анализа составляется документ где отражается одновременно функциональные возможности типовой конфигурации рассматриваемого решения и необходимый функционал который заказчик видит будущей системе. Этот документ - необходимая основа для дальнейших этапов проекта. Те отклонения бизнес-процесса, заложенного в логику программного продукта от целевого бизес-процесса программного продута помогают правильно определить функциональные рамки и трудозатраты проекта. На этапе предпроектного обследования собранные отклонения помогают детально рассмотреть процессы заказчика, обратить внимание на узкие места, внимательно выслушать сотрудников заказчика, отвечающих за конкретный процесс.


Как провести GAP-анализ

 

Наша компания при обращении заказчика, берет на себя обязанность проведения GAP-анализа. Перед удаленной демонстрацией, если мы понимаем, что компания по степени готовности к автоматизации, относится к первому типу, мы отсылаем опросные листы. Опросные листы содержат которые как организационные вопросы, помогающие понять текущую ситуацию в компании, так и вопросы которые помогают определить конкретные бизнес-задачи, которые компания решает каждый день.

После анализа заполненных опросных листов, составляется сценарий предстоящей демонстрации. В сценарий включается только тот функционал, который необходим для решения задач конкретного заказчика. Так мы экономим время клиента и помогаем за короткий срок оценить соответствие программного продукта ожиданиям.

После определения текущей ситуации заказчика переходим к заключительному этапу GAP-анализа - сбор отклонений. В ходе демонстрации бизнес-аналитик идет по бизнес-процессу клиента и демонстрирует функционал. После прохождения каждой функциональной точки, клиент дает обратную связь. Если действия сотрудников заказчика для выполнения задачи не соответствует логике бизнес-процесса системы, аналитики фиксируют отклонение в специальном документе - Карте отклонений. Ката отклонений содержит в себе список всех функциональных возможностей и объектов системы.


картинка GAP.png

Фрагмент заполненной карты отклонений


Таким образом, к концу демонстрации клиент понимает начальную точку автоматизации, целевую модель системы, и конкретные функции программы, оптимизация которых, позволит автоматизировать бизнес-процессы компании. Помимо этого GAP-анализ помогает потенциальному подрядчику точнее оценить стоимость работ.