Два подхода к автоматизации бизнес-процессов.
Как только руководство энергосбытовой компании или ТСО решило автоматизировать бизнес-процессы, IT-служба приступает к поиску подходящего решения. Компании которые анализируют рынок в поисках решения, по степени готовности к автоматизации делятся на 2 типа:
К нам в компанию обращаются и те и другие. Компании первого типа, как правило, не имеют четких регламентов, описывающих бизнес-процессы, четких причин и задач автоматизации. Вот несколько примеров типичных диалогов с такими клиентами:
– Почему решили автоматизироваться? Зачем понадобилась информационная система? Какие бизнес-задачи хотите решить? (Вендор)
– Информация храниться в экселе или на бумаге в разных местах, хотим хранить в одном месте с быстрым доступом. (Клиент)
– Есть внутренние регламенты, описывающие бизнес-процессы? (Вендор)
– Нет, никогда руки не доходили до регламентов, есть наброски, но готовых инструкций принятых в компании нет. (Клиент)
– А есть видение будущей системы? какой она должна быть? какой функционал должен в ней быть? Может быть есть какой-нибудь документ? (Вендор)
– Мы на сайте у вас посмотрели описание программы, нам вроде подходит, конечно подробнее посмотрим на демонстрации. (Клиент)
Или еще пример:
– Почему решили автоматизироваться? Зачем понадобилась информационная система? Какие бизнес-задачи хотите решить? (Вендор)
– Да уже все конкуренты автоматизировались, руководство тоже решило. (Клиент)
Причины автоматизации которые называют заказчики в ходе первых переговоров, носят достаточно общий характер. Каждая автоматизированная учетная система по факту консолидирует внутри себя рабочую информацию и дает доступ к единому хранилищу, при условии заполнения базы данных конечно же. Таким образом, компании подходят к процессу выбора программного продукта который решит их проблемы, не выполнив "домашнюю работу" и не определив, как текущую ситуацию, так и целевую модель будущей системы.
Такой подход также влияет и на сам процесс выбора программного продукта. Компания, сотрудники которой работают по принятым стандартам и регламентам, а руководство знает текущую ситуацию, узкие места и представляет конечную цель автоматизации, выбирает программный продукт исходя из своих потребностей. Руководство ищет программный продукт, логика которого, максимально похожая на бизнес-процессы самой компании, что повышает шансы на удачный выбор системы и как следствие, реального решения бизнес-задач.
Напротив, когда компания в выборе решения идет от функционала, она рискует в конечном итоге получить "навороченную", но неудобную систему, которая не соответствует логике работы сотрудников. Самое печальное, когда это выясняется на этапе внедрения, после приобретения.
Конечно определить текущую ситуацию, описать бизнес-процессы и сформировать концепцию автоматизации можно на этапе предпроектного обследования, который и нужен для выполнения этой работы. Однако эта информация нужна компании для проведения GAP-анализа при выборе информационной системы, но об этом ниже.
Компании второго типа, как правило, уже опытные заказчики. Они сталкивались с процессом внедрения программных продуктов, а может даже не однократно. Руководство подобных заказчиков ясно осознает цели автоматизации, текущие проблемы и детали бизнес-процессов компании. Обычно уже на входе такие компании передают потенциальному подрядчику внутренние регламенты, либо наброски технического задания с перечислением конкретных функциональных возможностей, которые необходимы в будущей системе.
В итоге, и та и другая компания встают перед выбором программного продукта. Сделать правильный выбор программы, которая справится с бизнес-задачами предприятия помогает GAP-анализ.
В переводе с английского «gap» означает «разрыв». Этот метод стратегического анализа применяют при планировании конкретных шагов для достижения бизнес-задач. Суть анализа заключается определении оптимального пути от текущей ситуации к желаемым результатам. GAP-анализ помогает в наглядном виде работать с целевой моделью функционального наполнения будущей системы и текущим функционалом программного продукта "из коробки".
Проведение GAP-анализа при выборе программного продукта решает следующие задачи:
При проведении GAP-анализа составляется документ где отражается одновременно функциональные возможности типовой конфигурации рассматриваемого решения и необходимый функционал который заказчик видит будущей системе. Этот документ - необходимая основа для дальнейших этапов проекта. Те отклонения бизнес-процесса, заложенного в логику программного продукта от целевого бизес-процесса программного продута помогают правильно определить функциональные рамки и трудозатраты проекта. На этапе предпроектного обследования собранные отклонения помогают детально рассмотреть процессы заказчика, обратить внимание на узкие места, внимательно выслушать сотрудников заказчика, отвечающих за конкретный процесс.
Наша компания при обращении заказчика, берет на себя обязанность проведения GAP-анализа. Перед удаленной демонстрацией, если мы понимаем, что компания по степени готовности к автоматизации, относится к первому типу, мы отсылаем опросные листы. Опросные листы содержат которые как организационные вопросы, помогающие понять текущую ситуацию в компании, так и вопросы которые помогают определить конкретные бизнес-задачи, которые компания решает каждый день.
После анализа заполненных опросных листов, составляется сценарий предстоящей демонстрации. В сценарий включается только тот функционал, который необходим для решения задач конкретного заказчика. Так мы экономим время клиента и помогаем за короткий срок оценить соответствие программного продукта ожиданиям.
После определения текущей ситуации заказчика переходим к заключительному этапу GAP-анализа - сбор отклонений. В ходе демонстрации бизнес-аналитик идет по бизнес-процессу клиента и демонстрирует функционал. После прохождения каждой функциональной точки, клиент дает обратную связь. Если действия сотрудников заказчика для выполнения задачи не соответствует логике бизнес-процесса системы, аналитики фиксируют отклонение в специальном документе - Карте отклонений. Ката отклонений содержит в себе список всех функциональных возможностей и объектов системы.
Фрагмент заполненной карты отклонений
Таким образом, к концу демонстрации клиент понимает начальную точку автоматизации, целевую модель системы, и конкретные функции программы, оптимизация которых, позволит автоматизировать бизнес-процессы компании. Помимо этого GAP-анализ помогает потенциальному подрядчику точнее оценить стоимость работ.